仕事のスピードを早めるコツ

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 小梢健二

2014年05月12日

仕事の早い人と仕事の遅い人の違いは何でしょうか。
仕事の早い人が取り組んでいる2つのことをお伝えします。

1.TODOリストを作成し、毎日、朝晩に内容を確認しています。
始業前にTODOリストを見て、今日取り組むことに優先順位を付けて付箋などに書き込みます。
一日の流れを想像し、どのタイミングで実行するかを朝時点で決めておきます。

日中、書き込んだ内容を実行したら、横線を引いて完了します。
(あえて横線を引くことで、今日一日にどれだけ業務ができたか振り返ることができます)
終業時に一日の振り返りと明日以降に取り組むことを書き足し見直します。

書き込む内容のレベルも非常に重要です。
「○○に電話する」などの即時処理レベルの仕事でも書き込みます。
どのような些細なことでも頼まれ事、約束事は発生した瞬間に必ず付箋に書き込むことが大切です。
このようなことに取り組むと、
(1)「漏れがなくなること」、
(2)「効率よくTODOリストの項目を消化できること」、
(3)「達成感を味わえる」
という効果があります。

2.作業をしながら、常に効率化できる方法を考えます。
人は意識していることしか気付けません。

例えば、美容院に行きたいなぁと思ったら、
いつも通っている道なのに、「こんなところに美容院があったのか」など、
意識をした時に発見するということがよくあるものです。

ですから、作業中はいかに時間短縮ができるかを意識することが重要になります。
常に効率的に作業ができる方法はないのだろうかと自分に投げかけるべきなのです。

効率化の4つのポイントは、
(1)「なくせないか(分業できないか)」作業を様々な角度から見てみると、
不必要な二度手間が意外に多いものです。
もしくは、やらなくても良いことをしていることもあるものです。
(2)「一緒にできないか」複数の作業をまとまって取り組んだほうが、時間が短縮される場合があります。
(3)「順序を変更できないか」作業の各要素の順序や持分を変更したり入れ替えたりすることによって効率が向上しないか考えます。
(4)「シンプルにできないか」作業は動作研究などによって単純化・簡素化することができます。

こちらの内容は改善の4原則と言われています。
改めて意識してみると意外な発見があると思います。

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